Bielefelds Verwaltung wird digital: Wie die E-Akte Papierakten ersetzt
Moritz Werner
Bielefelds Verwaltung wird digital: Wie die E-Akte Papierakten ersetzt
Bielefeld digitalisiert seine Stadtverwaltung: Vom Aktenberg zur durchgängigen E-Akte
Bielefeld hat seine kommunale Verwaltung grundlegend modernisiert, indem es von papierbasierten Akten auf ein vollständig digitales System umgestellt hat. Bereits 2017 entschied sich die Stadt für die E-Government-Lösung nscale eGov des Anbieters Ceyoniq, um Arbeitsabläufe zu optimieren und herkömmliche Aktenführung abzulösen. Ziel war es, eine einheitliche, zentrale E-Akten-Plattform für alle Behörden und Fachbereiche zu schaffen.
Das Projekt startete mit einer klaren Vorgabe: Interne Papierakten und der Postversand sollten durch ein zentrales elektronisches System ersetzt werden. Konzipiert als kombiniertes Archivierungs- und Informationssystem ermöglicht die E-Akte jeder Abteilung, eigene Schlagwörter und Klassifizierungen anzulegen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass die Plattform den spezifischen Anforderungen verschiedener Organisationseinheiten gerecht wird.
Ab 2020 passte die Stadt ihre Strategie an, um die Einführung zu beschleunigen. Spezialisierte Anwendungsintegrationen wurden vorläufig zurückgestellt, um den Fokus auf den flächendeckenden Rollout des Kernsystems zu legen. Mittlerweile nutzen 23 Behörden und kommunale Unternehmen die E-Akte im Vollbetrieb. Weitere Fachbereiche werden in parallelen Teilprojekten schrittweise angebunden – die Expansion soll mindestens bis 2026 fortgesetzt werden.
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Der digitale Wandel hat langsame, manuelle Arbeitsschritte in der Aktenbearbeitung beseitigt. Mitarbeiter:innen verwalten Dokumente nun sicherer und effizienter, während Geschäftsprozesse beschleunigt ablaufen. Die umfangreichen Verschlagwortungsmöglichkeiten erleichtern zudem die strukturierte Ablage und das schnelle Auffinden von Informationen.
Bisher haben 23 Behörden ihre Papierakten durch die E-Akte ersetzt, weitere Fachbereiche sollen bis 2026 folgen. Die Arbeitsabläufe sind agiler geworden, und Beschäftigte greifen ohne Verzögerungen durch physische Unterlagen auf Akten zu. Die Stadtverwaltung baut die Nutzung des Systems kontinuierlich in allen Bereichen aus.
